Le conseil syndical de copropriété

À quoi sert le conseil syndical ?

Le conseil syndical sert de relais entre les copropriétaires et le syndic : la loi dit qu'il « assiste le syndic et contrôle sa gestion » (article 21 de la loi du 10 juillet 1965). Il donne aussi son avis au syndic ou à l'assemblée générale sur toutes les questions qui concernent le syndicat, qu'on le consulte ou qu'il s'en saisisse lui-même.

Son contrôle porte notamment sur la comptabilité du syndicat, la répartition des dépenses, la passation et l'exécution des marchés et des contrats, ainsi que l'élaboration et le suivi du budget prévisionnel (article 26 du décret du 17 mars 1967). Il ne remplace ni le syndic, qui exécute les décisions et administre l'immeuble, ni l'assemblée générale, qui décide : voir le fonctionnement de la copropriété.

Qui peut être membre du conseil syndical

Peuvent être membres du conseil syndical les copropriétaires, mais aussi certains de leurs proches et représentants. L'article 21 permet à l'assemblée de les choisir parmi :

• les copropriétaires, leurs ascendants ou descendants ;
• les associés d'une société propriétaire de lots, dans le cas prévu par l'article 23 ;
• les accédants et les acquéreurs à terme ;
• leurs conjoints et leurs partenaires de pacte civil de solidarité ;
• leurs représentants légaux et leurs usufruitiers.

Une personne morale membre du conseil y est représentée par son représentant légal ou statutaire, ou par un fondé de pouvoir spécialement habilité.

En revanche, ne peuvent pas en être membres le syndic et ses préposés, ainsi que leurs conjoints, partenaires de pacte civil de solidarité, concubins, ascendants, descendants et parents en ligne collatérale jusqu'au deuxième degré, même s'ils sont copropriétaires. Cette interdiction ne s'applique pas lorsque la copropriété est gérée par un syndic non professionnel : un syndic bénévole peut donc avoir des proches au conseil.

Élection, mandat et président

Les membres du conseil syndical sont élus par l'assemblée générale à la majorité de l'article 25, c'est-à-dire à la majorité des voix de tous les copropriétaires, présents ou non. Leur mandat ne peut excéder trois ans, renouvelables (article 22 du décret). L'assemblée peut aussi désigner des suppléants, qui siègent dans l'ordre de leur élection quand un titulaire cesse définitivement ses fonctions ; si plus d'un quart des sièges devient vacant, le conseil n'est plus régulièrement constitué (article 25 du décret).

Le conseil élit ensuite son président parmi ses membres (article 21). Les communications écrites destinées au conseil lui sont adressées ; à défaut de président, elles vont à chacun des membres (article 26 du décret). Les fonctions de président et de membre ne donnent pas lieu à rémunération (article 27 du décret).

Si l'assemblée ne parvient pas à désigner les membres, le procès-verbal le mentionne et il est notifié à tous les copropriétaires dans le mois. Le juge, saisi par un copropriétaire ou par le syndic, peut alors désigner des membres qui l'acceptent, ou constater que le conseil ne peut pas être constitué.

Ce que le conseil syndical peut faire, et ce qu'il ne peut pas

Le conseil syndical contrôle, conseille et prépare, mais il n'exécute rien et ne vote rien à la place de l'assemblée, sauf délégation. Le tableau résume ses pouvoirs.

L'accès aux documents

Sur sa demande, et après en avoir informé le syndic, le conseil syndical peut prendre connaissance et copie de toutes les pièces, correspondances ou registres qui se rapportent à la gestion du syndic et à l'administration de la copropriété (article 21). Si le syndic ne les transmet pas dans le mois qui suit la demande, des pénalités par jour de retard, fixées par décret, sont imputées sur sa rémunération forfaitaire annuelle.

Les avis sur les contrats

L'assemblée générale fixe, à la majorité de l'article 25, le montant des marchés et des contrats à partir duquel le conseil syndical doit être consulté, et celui à partir duquel une mise en concurrence est obligatoire (article 21). Il peut demander un avis technique à tout professionnel, aux frais du syndicat (article 27 du décret).

La mise en concurrence du syndic

Avant que l'assemblée se prononce sur la désignation d'un syndic professionnel, le conseil syndical met en concurrence plusieurs projets de contrat, établis selon le contrat type (article 21). L'assemblée peut l'en dispenser à la majorité des voix de tous les copropriétaires. Le conseil peut aussi rendre un avis écrit sur tout projet de contrat de syndic. Le syndic de copropriété en détail.

La délégation de pouvoirs

L'assemblée générale peut confier au conseil syndical une partie de ses décisions, à condition qu'il compte au moins trois membres (article 21-1). Elle vote cette délégation à la majorité des voix de tous les copropriétaires ; elle porte sur tout ou partie des décisions qui relèvent de la majorité de l'article 24, sauf l'approbation des comptes, le budget prévisionnel et les adaptations du règlement rendues nécessaires par l'évolution des lois et règlements.

• l'assemblée fixe le montant maximum des sommes que le conseil peut engager à ce titre (article 21-2) ;
• la délégation vaut deux ans au plus, renouvelable par une décision expresse de l'assemblée (article 21-3) ;
• le syndicat assure chaque membre du conseil pour sa responsabilité civile (article 21-4) ;
• les décisions déléguées se prennent à la majorité des membres du conseil, la voix du président étant prépondérante en cas de partage ; le conseil en rend compte à l'assemblée qui approuve les comptes, et en établit un rapport pour les copropriétaires (article 21-5).

Les majorités de l'assemblée générale en détail.

Une copropriété sans conseil syndical

Une copropriété peut se passer de conseil syndical, mais seulement par un vote exprès. L'assemblée générale peut décider, par une délibération spéciale à la majorité de l'article 26, de ne pas en instituer ; revenir sur ce choix demande la majorité des voix de tous les copropriétaires (article 21).

Bien fonctionner au quotidien

Un conseil syndical fonctionne bien quand il garde trace de ses demandes et des réponses. Les textes fixent peu de choses : les règles d'organisation viennent du règlement de copropriété ou, à défaut, de l'assemblée (article 22 du décret), et le conseil rend compte chaque année à l'assemblée de l'exécution de sa mission. L'ordre du jour de l'assemblée générale est établi en concertation avec lui (article 26 du décret).

Dans la pratique, quelques habitudes aident, sans être imposées par les textes :

• se réunir à intervalles réguliers, et plus souvent à l'approche de l'assemblée ;
• écrire chaque demande au syndic, avec sa date, et noter la réponse ;
• préparer le compte rendu annuel au fil de l'année plutôt qu'à la veille de l'assemblée.

Les outils du conseil syndical

Un outil partagé avec le syndic évite de reconstituer chaque dossier à partir d'emails éparpillés. Sur l'espace du conseil syndical de co-propriete.fr, chaque sujet en cours a sa prochaine action ; le conseil y tient ses votes, prépare l'ordre du jour, retrouve ses prestataires et ses documents de gestion. Le syndic suit le même fil.